INFORMAZIONI AL PERSONALE E AI COLLABORATORI SUL SISTEMA DI GESTIONE DELLE SEGNALAZIONI DI ILLECITI (WHISTLEBLOWING) ADOTTATO DA VALORITALIA

Il sistema di “whistleblowing” è lo strumento mediante il quale viene garantita tutela a coloro che segnalino violazioni di disposizioni normative che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’amministrazione pubblica o dell’ente privato, di cui siano venuti a conoscenza nell’ambito del proprio contesto lavorativo. Pertanto, lo scopo del whistleblowing è quello di incentivare un’attività di contrasto degli illeciti e di prevenire la realizzazione di violazioni all’interno della società.

La normativa di riferimento è contenuta nel D. Lgs. del 10 marzo 2023, n. 24 “Attuazione della direttiva (UE) 2019/1937 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2019, riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione e recante disposizioni riguardanti la protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali” (di seguito anche il “Decreto”).

Valoritalia s.r.l. (di seguito la “Società”) ha adottato un sistema di whistleblowing, per cui:

• ha attivato un canale di segnalazione interno dedicato, che consente ai soggetti che di seguito verranno specificamente indicati, di presentare segnalazioni di condotte illecite rilevanti ai sensi del Decreto, di cui essi siano venuti a conoscenza nell’ambito del contesto lavorativo;
• ha adottato misure che garantiscano la riservatezza dell’identità del Segnalante (c.d. whistleblower, di seguito anche “Segnalante”) e delle altre persone coinvolte;
• ha disciplinato il divieto di ogni forma di ritorsione diretta o indiretta, anche solo tentata o minacciata, nei confronti del Segnalante, per motivi collegati, direttamente o indirettamente, alla segnalazione;
• tutela i diritti del segnalato nell’attività di accertamento e verifica delle violazioni segnalate.

Questo documento si propone di illustrare il processo di segnalazione delle violazioni attraverso il canale interno attivato dalla Società (Piattaforma www.segnalazioni.net, accessibile attraverso il link valoritalia.segnalazioni.net) e le modalità di gestione e accertamento delle segnalazioni così pervenute, nonché di fornire ai soggetti interessati le indicazioni necessarie in merito alle violazioni che possono essere oggetto della segnalazione, ai soggetti che possono effettuare la segnalazione ed alle tutele previste a favore del Segnalante e degli altri soggetti coinvolti.

I soggetti che possono effettuare la segnalazione e ai quali sono assicurate le tutele previste dal D. Lgs. n. 24/2023 sono:

• i lavoratori subordinati della Società;
• i lavoratori autonomi che svolgono la propria attività lavorativa presso la Società;
• i lavoratori o collaboratori che svolgono la propria attività lavorativa presso la Società che forniscono beni o servizi o che realizzano opere in favore di terzi;
• i liberi professionisti e consulenti che prestano la propria attività presso la Società;
• i volontari e tirocinanti, retribuiti e non retribuiti, che prestano la propria attività presso la Società;
• le persone fisiche che detengono azioni della Società;
• le persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza, anche qualora tali funzioni siano esercitate in via di mero fatto, presso la Società.

Per tutti i soggetti sopra elencati, le tutele si applicano sia per le segnalazioni effettuate quando il rapporto è in corso, sia per quelle effettuate quando il rapporto non sia ancora iniziato (se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite durante il processo di selezione o in altre fasi precontrattuali), durante il periodo di prova o successivamente allo scioglimento del rapporto (se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite prima dello scioglimento del rapporto).

 

Le medesime tutele sono riconosciute anche ai seguenti soggetti diversi dal Segnalante:

• ai facilitatori, ossia le persone che assistono il Segnalante nel processo di segnalazione, operanti nel medesimo contesto lavorativo, la cui assistenza deve essere mantenuta riservata;
• alle persone del medesimo contesto lavorativo del Segnalante, legate ad esso da uno stabile legame affettivo o di parentela entro il quarto grado;
• ai colleghi di lavoro del Segnalante che lavorano nel medesimo contesto lavorativo dello stesso e che hanno con quest’ultimo un rapporto abituale e corrente;
• agli enti di proprietà – in via esclusiva o in compartecipazione maggioritaria di terzi – del Segnalante;
• agli enti presso i quali il Segnalante lavora;
• agli enti che operano nel medesimo contesto lavorativo del Segnalante.

Oggetto della segnalazione possono essere i comportamenti, gli atti o le omissioni che avvengono nel contesto lavorativo, che ledono l’interesse pubblico o l’integrità della Società e che consistono in:

1. 1. 1. condotte illecite rilevanti ai sensi del D. Lgs. n. 231/2001 e del Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo di Valoritalia s.r.l.;
      2. illeciti commessi in violazione della normativa dell’Unione Europea indicata nell’Allegato al D. Lgs. n. 24/2023 e di tutte le disposizioni nazionali che ne danno attuazione (anche se queste ultime non sono espressamente elencate nel citato allegato), relativi in particolare ai seguenti settori: appalti pubblici; servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo; sicurezza e conformità dei prodotti; sicurezza dei trasporti; tutela dell’ambiente; radioprotezione e sicurezza nucleare; sicurezza degli alimenti e dei mangimi e salute e benessere degli animali; salute pubblica; protezione dei consumatori; tutela della vita privata e protezione dei dati personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi.
      3. atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell’Unione Europea;
      4. atti od omissioni riguardanti il mercato interno dell'Unione Europea;
      5. altri illeciti amministrativi, contabili, civili o penali.

Possono essere oggetto di segnalazione anche le informazioni relative a condotte volte ad occultare le violazioni sopra indicate.

 

Le informazioni oggetto della segnalazione possono riguardare sia violazioni già commesse nel contesto lavorativo, sia violazioni non ancora commesse, ma che il Segnalante, ragionevolmente e sulla base di elementi concreti, ritiene che possano essere commesse.

 

Non possono essere oggetto di segnalazione:

• le notizie palesemente prive di fondamento o le informazioni acquisite solo sulla base di indiscrezioni o vociferazioni scarsamente attendibili;
• le contestazioni, rivendicazioni o richieste legate ad un interesse di carattere personale del Segnalante, che attengono esclusivamente ai propri rapporti individuali di lavoro, ovvero inerenti ai propri rapporti di lavoro con le figure gerarchicamente sovraordinate.

La Società ha attivato il canale interno indicato al cap. 2 per permettere la trasmissione delle segnalazioni ad un ufficio che ha il compito di esaminarle e di gestirle.

La Piattaforma consente al Segnalante di effettuare due tipologie di segnalazione, distinte a seconda del canale:

1. in forma scritta. Attraverso questo canale, il Segnalante può inviare all’interno della Piattaforma una segnalazione scritta, in modalità anonima oppure riservata.
2. in forma orale. Attraverso questo canale, il Segnalante può inviare all’interno della Piattaforma una segnalazione attraverso una dichiarazione resa a voce mediante registrazione vocale sulla Piattaforma, in modalità anonima oppure riservata. Il sistema di messaggistica vocale è idoneo a soddisfare i requisiti di riservatezza, tracciabilità e archiviazione dell’intero processo previsti dalla normativa. La Piattaforma registra la voce del Segnalante, modulandola per renderla irriconoscibile al momento dell’ascolto. Previo consenso del Segnalante, la segnalazione è documentata mediante registrazione su dispositivo idoneo alla conservazione e all’ascolto, oppure mediante trascrizione integrale. La segnalazione deve essere effettuata descrivendo in modo chiaro il fatto in questione, indicando ogni elemento a supporto di quanto segnalato. In caso di trascrizione, la persona segnalante può verificare, rettificare o confermare il contenuto della trascrizione mediante la propria sottoscrizione.

La pagina di accesso alla Piattaforma accessibile attraverso il link valoritalia.segnalazioni.net contiene le indicazioni necessarie al corretto utilizzo della stessa e le informazioni relative al suo funzionamento, mediante apposite FAQ, disponibili nella home page della piattaforma e a cui si rimanda per maggiori dettagli.

 

In conformità con quanto previsto dal D. Lgs. n. 24/2023, la Piattaforma garantisce - attraverso il ricorso a strumenti di crittografia - la riservatezza del Segnalante, delle persone coinvolte o comunque menzionate nella segnalazione, del contenuto della segnalazione e della relativa documentazione.

Tutte le informazioni che possono rivelare i contenuti di una segnalazione e l’identità del suo autore o che, al limite, possono dare indicazioni sull’attività di un segnalante, sono protette e cifrate a più livelli.

Infatti, il fornitore della piattaforma Web si è dotato di un sistema conforme agli standard ISO 37301 (ex 19600) e ISO 37001 dedicati rispettivamente alle linee guida per il Compliance Management System e l’Anti-bribery Management System. Inoltre, la gestione degli accessi e dei dati avviene infatti nel più rigoroso rispetto del quadro normativo ed è certificata dai più rigorosi standard della norma ISO/IEC 27001 (Sistema di gestione delle informazioni) che garantiscono l’integrità e la riservatezza dei dati trattati.

 

L’architettura della Piattaforma consente l’invio di segnalazioni “riservate” e segnalazioni “anonime”.

 

Con l’espressione segnalazioni “riservate” si intendono le segnalazioni di utenti identificabili. Le segnalazioni riservate prevedono la registrazione preliminare del Segnalante, al fine di creare un account personale tramite cui inviare la segnalazione. I dati personali del segnalante che ha effettuato l’iscrizione sono separati dalla segnalazione, in quanto vi è una netta separazione tra il processo di registrazione e quello di segnalazione. Per una maggiore tutela del Segnalante, Valoritalia ha configurato la Piattaforma in maniera tale da impedire al Segnalante - in fase di registrazione - di indicare un indirizzo e-mail con dominio aziendale. Pertanto, la segnalazione viene inviata in forma riservata. L’inoltro della segnalazione in modalità riservata contempera la riservatezza della identità del Segnalante con la possibilità dell’ufficio preposto alla gestione delle segnalazioni di interagire con quest’ultimo per approfondimenti e riscontri nel rispetto dei termini imposti dalla normativa. Infatti, se la segnalazione è riservata, chi gestisce la segnalazione,  se necessario, è in grado di associare la segnalazione all’utente che l’ha creata e visualizzare l’identità del segnalante. In ogni caso, chi gestisce la segnalazione ha la possibilità di visualizzare l’identità del Segnalante solo dopo aver inserito motivazione della sua richiesta di conoscere l’identità del Segnalante nel sistema di messaggistica integrato, documentando così le ragioni che giustificano tale conoscenza (ad esempio necessità di chiedere chiarimenti, necessità di fornire un riscontro, ecc.).

Tuttavia, l’architettura della Piattaforma consente, inoltre, al Segnalante, se preferisce, di effettuare le segnalazioni in forma totalmente anonima, cioè senza registrarsi e senza rendere possibile nemmeno indirettamente risalire alla sua identità. Le segnalazioni “anonime”, infatti, sono segnalazioni che non consentono l’associazione della segnalazione al nominativo del Segnalante, in quanto il dato del nominativo del segnalante non esiste. In questo caso il segnalante non è obbligato a registrarsi al sistema e può inviare la segnalazione come utente non registrato.

Di conseguenza, l’accesso alla segnalazione è differente a seconda che la segnalazione sia stata inviata da un utente registrato (segnalazione riservata) oppure da un utente non registrato (segnalazione anonima).

- Utente registrato: accede alla segnalazione tramite lo username e la password scelte in fase di registrazione e visualizza il proprio fascicolo della segnalazione.

- Utente non registrato: accede alla segnalazione tramite i codici generati dal sistema nella fase di invio della segnalazione e, una volta inviata la segnalazione, potrà seguire lo stato di avanzamento della sua segnalazione cliccando sull’apposita sezione “Segui segnalazione”. Una volta eseguito l’accesso secondo le predette modalità, l’utente visualizza il proprio fascicolo della segnalazione.

Valoritalia suggerisce di effettuare la registrazione e di procedere alla creazione della segnalazione in modalità riservata, in quanto questa soluzione contempera la riservatezza della loro identità e la possibilità per il gestore delle segnalazioni di interagire per approfondimenti e riscontri in modo più agevole. Ad esempio, se la segnalazione è anonima, potrebbe essere problematico il riscontro al Segnalante circa lo stato di avanzamento l’istruttoria e dei suoi esiti. Nell’eventualità in cui pervengano segnalazioni anonime, queste ultime verranno trattate alla stregua di segnalazioni ordinarie, nei limiti in cui ciò è possibile. Per ovviare a questo rischio, la Società raccomanda al Segnalante di consultare periodicamente lo stato di avanzamento della propria segnalazione, al fine di verificare se all’interno della Piattaforma - attraverso il canale di messaggistica integrato - siano presenti delle comunicazioni inviate da chi gestisce la segnalazione.

Al fine di consentire la valutazione dei fatti da parte degli uffici competenti a ricevere e a gestire - tramite la Piattaforma - le segnalazioni, il contenuto della segnalazione deve essere quanto più chiaro e circostanziato possibile. Pertanto, il Segnalante deve:

 

• indicare le circostanze di tempo e di luogo in cui si è svolto il fatto;
• descrivere il fatto oggetto della segnalazione, specificando i dettagli relativi alle notizie circostanziali e, ove presenti, anche le modalità con cui è venuto a conoscenza dei fatti oggetto della segnalazione;
• indicare gli elementi che consentano di identificare un eventuale soggetto a cui attribuire i fatti segnalati;
• ove possibile, indicare altri soggetti potenzialmente a conoscenza dei fatti;
• allegare tutti i documenti disponibili che possano fornire elementi circa la fondatezza dei fatti segnalati.

Una volta inoltrata la segnalazione, il Segnalante potrà visualizzarne e monitorarne lo stato accedendo alla Piattaforma tramite le sue credenziali oppure tramite il codice generato dal sistema nella fase di invio della segnalazione, cliccando sull’apposita sezione “Segui segnalazione”. Inoltre, potrà comunicare, tramite il canale di comunicazione protetto all’interno della piattaforma, con chi gestisce le segnalazioni, mantenendo riservata la sua identità. Il Segnalante ha la possibilità di integrare la segnalazione tramite la Piattaforma allegando documenti, file video e file audio.

Il D. Lgs. n. 24/2023 prevede il Segnalante possa effettuare una segnalazione esterna delle violazioni di cui al paragrafo 4 del presente documento, mediante un apposito canale di segnalazione attivato dall’Autorità Nazionale Anticorruzione (ANAC) qualora ricorra una delle seguenti condizioni:

• non sia prevista, nell’ambito del contesto lavorativo, l’attivazione obbligatoria del canale di segnalazione interna ovvero questo, anche se obbligatorio, non sia attivo o, anche se attivato, non sia conforme a quanto richiesto dalla legge; 
• la persona Segnalante abbia già effettuato una segnalazione interna e la stessa non abbia avuto seguito;
• la persona Segnalante abbia fondati motivi di ritenere che, se effettuasse una segnalazione interna, alla stessa non sarebbe dato efficace seguito ovvero che la stessa segnalazione potrebbe determinare un rischio di ritorsione;
• la persona Segnalante abbia fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.

Le segnalazioni esterne sono effettuate in forma scritta tramite la Piattaforma informatica dell’ANAC oppure in forma orale attraverso linee telefoniche o sistemi di messaggistica vocale ovvero, su richiesta del Segnalante, mediante un incontro diretto fissato entro un termine ragionevole.

In conformità alla normativa vigente, la Società ha istituito una serie di meccanismi volti alla tutela del Segnalante non anonimo, prevedendo:

1. la tutela della riservatezza dell’identità del Segnalante;
2. il divieto di ritorsione nei confronti del Segnalante.
   1. TUTELA DELLA RISERVATEZZA

Viene garantita la massima riservatezza dell’identità del Segnalante in quanto i dati personali del Segnalante non saranno visibili (poiché asteriscati) neanche da chi gestisce le segnalazioni o alle persone, anche interne alla Società, autorizzate a ricevere e dare seguito alle segnalazioni, salvo lo richiedano esigenze di gestione della segnalazione ed istruttorie e comunque sempre nel rispetto della riservatezza del Segnalante. In tali casi, chi gestisce le segnalazioni potrà – documentandone l’esigenza - accedere ai dati in chiaro del Segnalante al fine di gestire o dare seguito alla segnalazione.

La Piattaforma garantisce, inoltre, la riservatezza dell’identità del Segnalante anche mediante strumenti di crittografia e di distorsione della voce, qualora venga una segnalazione vocale mediante messaggio vocale registrato all’interno della Piattaforma informatica.

Le credenziali assegnate dal sistema per accedere alla casella sicura di comunicazione con chi gestisce le segnalazioni sono conosciute solo dal Segnalante.

In ogni caso, l’identità del Segnalante o altre informazioni da cui possa evincersi tale identità non possono essere rivelate a persone diverse da quelle autorizzate a ricevere e dare seguito alle segnalazioni senza il consenso dello stesso Segnalante. Il consenso potrà essere richiesto tramite il canale di comunicazione protetto, interno alla Piattaforma.

1. 2. TUTELA DEL SEGNALANTE DA EVENTUALI RITORSIONI

La Società non ammette che vengano poste in essere ritorsioni nei confronti dei soggetti Segnalanti.

I soggetti rientranti nell’elenco di cui al Paragrafo 3 del presente documento, che ritengano di aver subito ritorsioni, possono darne comunicazione esclusivamente all’ANAC cui spetta la competenza per la valutazione degli elementi acquisisti e all’eventuale applicazione di sanzioni previste all’art. 21 del Decreto.

In ogni caso eventuali atti di ritorsione conseguenti ad una segnalazione sono considerati nulli.

Perché si applichino le misure di protezione dalle ritorsioni previste dal D. Lgs. n. 24/2023 al Segnalante, nonché ai soggetti diversi che subiscano indirettamente ritorsioni in ragione del ruolo assunto nell’ambito del processo di segnalazione o del particolare rapporto che li lega al Segnalante, occorre che:

• ­il soggetto abbia segnalato in base ad una convinzione ragionevole che le informazioni delle violazioni segnalate fossero veritiere e rientranti nell’ambito oggettivo di applicazione del D. Lgs. n. 24/2023;
• la segnalazione sia stata effettuata nel rispetto delle condizioni previste dal Decreto per beneficiare della tutela contro le ritorsioni (fondati motivi per ritenere veritieri i fatti segnalati, la violazione sia tra quelle segnalabili e siano rispettate le modalità e le condizioni di accesso alla segnalazione);
• vi sia un rapporto di consequenzialità tra la segnalazione effettuata e le ritorsioni subite.

Il trattamento dei dati personali degli interessati ai fini della gestione delle Segnalazioni è effettuato dalla Società, quale Titolare del trattamento, in conformità al Regolamento 679/2016 (GDPR).

Gli scopi del trattamento sono legittimi in quanto si basano su un obbligo legale, cui è tenuto il Titolare, discendente dalle previsioni di cui al Decreto Whistleblowing.

Il trattamento è condotto nel rispetto del principio di minimizzazione e, pertanto, i dati personali che manifestamente non sono utili al trattamento di una specifica segnalazione non sono raccolti o, se raccolti accidentalmente, sono cancellati immediatamente.

 

Per maggiori dettagli in merito al trattamento dei dati personali trattati, si rinvia all’informativa privacy completa, pubblicata e disponibile al seguente link di accesso alla Piattaforma: valoritalia.segnalazioni.net.

Il presente documento è pubblicato al link di accesso alla Piattaforma web.

Il presente documento, i documenti organizzativi adottati dalla Società, e il canale di segnalazione interna che la Società ha attivato per l’inoltro e la gestione delle segnalazioni potranno essere oggetto di revisione periodica, sulla base delle eventuali modifiche normative e delle indicazioni pubblicate da ANAC